Les 4 tâches admin que Claude fait sans toi

Chaque job suppose que Claude sait déjà qui tu es. Charge ces cinq faits dans les instructions du Projet Admin avant de monter le job 1, et chaque instruction ensuite devient plus courte et plus juste. Saute cette étape et tu passeras le mois à recoller le même contexte dans quatre jobs séparés.

Colle ce bloc dans les instructions du Projet et remplis les crochets :

Qui je suis : [ton rôle], dans [ton secteur]. Ma semaine, c'est surtout [les trois choses que tu fais vraiment].

Les sujets qui comptent comme mon actu métier : [trois ou quatre, sois précis. Pas "la tech"].

Mon style d'écriture : phrases courtes, zéro remplissage corporate, pas de points d'exclamation. Suis le guide de style enregistré dans ce Projet, construit à partir de mes propres mails envoyés.

Mes catégories de dépenses : [logiciels, déplacements, repas, matériel, abonnements, autre].

Ma référence de contenu : [ton chiffre]. Au-dessus, c'est gagné ; à la moitié ou moins, c'est perdu.

Comment tu te comportes dans ce Projet :
N'envoie jamais rien en mon nom. Brouillons uniquement, toujours.
Si tu ne peux pas lire un fichier ou un fil, dis-le et saute-le. Ne devine jamais un chiffre, un nom ou un montant.
Si une section est vide, écris RIEN ICI. Ne remplis pas pour remplir.

Puis monte dans cet ordre : job 1 (le tri, plus gros retour quotidien, et c'est lui qui prouve que les connecteurs marchent), job 3 (le brief, il réutilise les sujets que tu viens de définir), job 2 (les reçus, il faut d'abord installer l'habitude du dossier), job 4 (le débrief, il lui faut un chiffre de référence et donc quelques semaines de données).

Il lit tout ce qui est arrivé depuis que tu as fermé le laptop, et le sépare en trois : ce qui a besoin de ton cerveau, ce qui a besoin d'une réponse que tu valides, et ce qui n'a besoin de rien. Pour le groupe du milieu, il écrit la réponse dans ta voix et la laisse en brouillon. Il n'envoie jamais.

Connecte : Gmail ou Outlook, en accès lecture plus création de brouillon. N'accorde pas la permission d'envoi. Il n'existe aucune version de ce système où une machine envoie du courrier en ton nom sans relecture, et le dossier brouillons te coûte quatre secondes par mail à valider. C'est le refus d'envoi, pas une limite technique, qui te protège.

L'instruction permanente :

Chaque matin à 6h, lis tout ce qui est arrivé dans ma boîte depuis 18h hier.

Range-le en trois piles :
POUR MOI : décisions, mauvaises nouvelles, tout ce qui touche à de l'argent ou à une relation. Liste-les avec une ligne sur le pourquoi.
JE PEUX VALIDER : réponses de routine, prises de rendez-vous, accusés de réception, questions simples. Écris la réponse dans ma voix et enregistre-la en brouillon.
BRUIT : newsletters, notifications, mails automatiques. Compte-les, ne les liste pas.

Écris dans mon style, tiré de mes mails envoyés : phrases courtes, zéro remplissage corporate, pas de points d'exclamation.
N'envoie jamais rien. Brouillons uniquement.
Termine par une ligne de résumé : combien dans chaque pile.

Tu déposes chaque reçu dans un dossier au fil de l'eau, photo ou PDF, sans renommer. Claude lit les nouveaux fichiers, sort la date, le fournisseur, le montant, la TVA et la catégorie, et ajoute une ligne par reçu dans ta feuille. Puis il te dit lesquels il n'a pas pu lire.

Connecte : Google Drive ou OneDrive, avec accès à un dossier et une feuille de calcul. Rien de plus large. Crée le dossier maintenant, nomme-le Recus, et fais une feuille avec ces colonnes : Date, Fournisseur, Montant, TVA, Catégorie, Notes, Fichier source.

L'instruction permanente :

Chaque vendredi, regarde le dossier Recus pour les fichiers ajoutés depuis la dernière fois.

Pour chaque nouveau fichier, lis-le et sors : date, fournisseur, montant total, montant de TVA, et une catégorie parmi : [logiciels, déplacements, repas, matériel, abonnements, autre].
Ajoute une ligne par reçu dans ma feuille de dépenses. Mets le nom du fichier dans la colonne Fichier source pour tracer chaque ligne.

Si un reçu est illisible, flou ou sans total, ne devine pas. Saute-le et liste-le à la fin sous À VÉRIFIER.
Si le même fournisseur et le même montant reviennent deux fois à la même date, signale un doublon possible au lieu d'ajouter les deux.

Termine par : combien de lignes ajoutées, le total, et la liste À VÉRIFIER.

Il tourne avant que tu sois debout et laisse une page : l'actu de ton secteur qui vaut le coup, ce qu'il y a à ton agenda, ce que tu avais dit faire hier et n'as pas fait, et ce qui attend encore une réponse de toi.

Connecte : ton connecteur Agenda, la recherche web, et l'accès lecture à ta boîte si tu veux la section en attente. Dis au Projet quels trois ou quatre sujets comptent comme ton secteur, sinon la section actu se remplit de titres tech génériques.

L'instruction permanente :

Chaque jour à 7h, écris-moi un brief d'une page avec ces quatre sections dans cet ordre :

ACTU : jusqu'à cinq items des dernières 24h sur [tes sujets]. Une ligne chacun sur ce qui s'est passé et pourquoi ça me concerne. Saute ce qui n'est qu'une levée de fonds ou une rumeur.
AUJOURD'HUI : mon agenda, dans l'ordre, avec la seule chose que je dois avoir prête pour chaque rendez-vous.
REPORTÉ : ce que j'avais dit faire hier et que je n'ai pas coché.
EN ATTENTE DE MOI : les fils où quelqu'un attend une réponse depuis plus de deux jours.

Pas d'intro, pas de résumé du résumé. Si une section est vide, écris RIEN ICI et passe à la suite.
Limite dure : une page.

Chaque lundi, il regarde ce que tu as publié la semaine passée et comment ça a performé, te dit ce qui a battu ta référence et ce qui est mort, ce que ces deux groupes ont en commun, et te donne exactement une recommandation pour la semaine qui vient.

Connecte : en général aucun connecteur ici, et c'est très bien. Colle tes chiffres, ou pointe Claude vers la feuille où tu les notes. L'important, c'est que ta référence vive dans le Projet pour que la comparaison soit constante chaque semaine.

L'instruction permanente :

Chaque lundi, passe en revue ce que j'ai publié la semaine dernière face aux chiffres que je te donne.

Ma référence est [ton chiffre]. Au-dessus, ça bat la référence ; à la moitié ou moins, c'est mort.
Pour les gagnants et les perdants, dis-moi ce qu'ils ont en commun. Regarde le format, le sujet, l'accroche et le timing, pas seulement les chiffres.
Puis donne-moi exactement UNE recommandation pour cette semaine. Pas une liste. Une seule.

Si les données de la semaine sont trop minces pour conclure, dis-le franchement au lieu d'inventer un motif.
Garde une note des recommandations passées et dis-moi si la dernière a marché.